Logo BIP

Ochrona Sygnalistów

Procedura przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych dotyczących naruszeń prawa  w Powiatowym Zarządzie Dróg w Tarnowie z siedziba w Zgłobicach

§ 1

  1. Na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. poz. 928), ustala się w Powiatowym Zarządzie Dróg w Tarnowie z siedzibą w Zgłobicach wewnętrzną procedurę dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych.
  2. W sprawach nieuregulowanych w regulaminie mają zastosowanie przepisy ustawy z dnia 14 czerwca 2024 roku o ochronie sygnalistów.

§ 2

Definicje

Ilekroć w procedurze jest mowa o:

1) pracodawcy – należy przez to rozumieć Powiatowy Zarząd Dróg w Tarnowie z siedzibą w Zgłobicach (PZD),

2) sygnaliście – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, dokonującą zgłoszenia na temat naruszenia praw w kontekście związanym z pracą.

3) zgłoszeniu – należy przez to rozumieć informację, w tym uzasadnione podejrzenie, dotyczące zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w organizacji, w której zgłaszający pracuje lub pracował w kontekście związanym z pracą, lub dotyczącą próby ukrycia takiego naruszenia prawa,

4) naruszeniu – należy przez to rozumieć działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa,

5) kontekście związanym z pracą – należy przez to rozumieć obecne lub przyszłe działania związane z pracą, w ramach których – niezależnie od charakteru tych działań – osoby mogą uzyskać informacje na temat naruszeń i doświadczyć działań odwetowych w przypadku zgłoszenia takich informacji,

6) działaniu następczym – należy przez to rozumieć działanie podjęte przez PZD w celu oceny prawdziwości zarzutów zawartych w zgłoszeniu oraz w stosownych przypadkach, w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia, w tym przez dochodzenie wewnętrzne, postępowanie wyjaśniające, wniesienie oskarżenia, działanie podjęte w celu odzyskania środków finansowych lub zamknięcie procedury przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń,

7) działaniu odwetowym – rozumie się przez to bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie, które jest spowodowane zgłoszeniem lub ujawnieniem publicznym i które narusza lub może naruszyć prawa zgłaszającego lub wyrządza lub może wyrządzić szkodę zgłaszającemu

8) osobie, której dotyczy zgłoszenie – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, osobę prawną lub jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną, wskazaną w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym jako osoba, która dopuściła się naruszenia prawa lub z którą osoba ta jest powiązana,

9) zespole – należy przez to rozumieć powołany przez Dyrektora zespół składający się z pracowników PZD celem wyjaśnia przedmiotu zgłoszenia i prowadzenia postępowań wyjaśniających,

10) ustawie – należy przez to rozumieć ustawę z dnia 14 czerwca 2024 roku o ochronie sygnalistów.

§ 3

  1. Osobą odpowiedzialną za przyjmowanie zgłoszeń wewnętrznych w PZD i prowadzenie działań następczych jest Zastępca Dyrektora ds. Technicznych.
  2. W czasie jego nieobecności lub w przypadku zaistnienia okoliczności, o których mowa w punkcie 6 niniejszego paragrafu zadania przypisane Z-cy Dyrektora wykonuje Kierownik Działu Utrzymania.
  3. Osoby odpowiedzialne za zadania w zakresie przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych i uczestniczące w realizacji działań następczych określonych w Procedurze, działają na podstawie pisemnego upoważnienia Dyrektora.
  4. W uzasadnionych przypadkach Dyrektor na wniosek osoby odpowiedzialnej za przyjmowanie zgłoszeń może powołać zespół do realizacji działań następczych.
  5. Zespół uprawniony jest do zaangażowania – na potrzeby postępowania wyjaśniającego niezależnego eksperta, o ile w ocenie zespołu, wiedza, doświadczenie i kompetencje danej osoby mogą być niezbędne w tym zakresie.
  6. Osoby, co do których z treści zgłoszenia naruszenia prawa wynika, że mogą być w jakikolwiek sposób negatywnie zaangażowane w działanie lub zaniechanie stanowiące naruszenia prawa, nie mogą uczestniczyć w realizacji działań następczych.
  7. Osoby uczestniczące w przyjmowaniu zgłoszeń i realizacji działań następczych mogą mieć dostęp do informacji objętych zgłoszeniem wyłącznie na zasadzie wiedzy koniecznej i są zobowiązane do zachowania ich w poufności.

§ 4

  1. Zgłoszenia wewnętrznego może dokonać osoba fizyczna, która posiada informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą w Powiatowym Zarządzie Dróg w Tarnowie z siedzibą w Zgłobicach.
  2. Zgłoszenia mogą dotyczyć naruszeń prawa w zakresie określonym w art. 3 ustawy o ile dotyczą działalności PZD.
  3. Zgłoszenia mogą być dokonywane pisemnie lub ustnie.
    1.  za pomocą poczty elektronicznej na adres: zgłoszenia@pzdtarnow.pl, osobiście lub telefonicznie na numer telefonu 14 674 12 30 wew. 24 dostępny na stronie Powiatowego Zarządu Dróg w Tarnowie z siedzibą w Zgłobicach,
    2. w formie listownej na adres pracodawcy z dopiskiem na kopercie „Zgłoszenie nieprawidłowości”;
    3. podczas spotkania zorganizowanego na wniosek sygnalisty w terminie 14 dni od dnia otrzymania takiego wniosku.
  4. Za zgodą sygnalisty zgłoszenie przekazywane podczas spotkania jest dokumentowane w formie nagrania rozmowy (dyktafon) lub protokołu spotkania, odtwarzającego jego dokładny przebieg, przygotowanego przez pracownika. W tym przypadku sygnalista może dokonać sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia protokołu spotkania przed jego podpisaniem, załącznik nr 1 do Procedury.
  5. Korespondencja kierowana pisemnie „z dopiskiem NARUSZENIA”, nie podlega rejestracji w rejestrze przesyłek wpływających do PZD i po opieczętowaniu pieczęcią wpływu na kopercie bez jej otwierania jest przekazywana bezpośrednio do rąk własnych osoby odpowiedzialnej za przyjmowanie zgłoszeń.
  6. Zgłoszenie winno zawierać:
    1. dane sygnalisty (imię i nazwisko, adres do kontaktu, rodzaj relacji w stosunku do PZD) oraz innych osób, które mają lub mogą mieć związek z dokonywanym zgłoszeniem (imię i nazwisko, dane kontaktowe np. nr telefonu),
    2. data i miejsce sporządzenia zgłoszenia,
    3. opis naruszenia prawa,
    4. przybliżony okres wystąpienia naruszenia prawa,
    5. dane osoby/osób, których dotyczy zgłoszenie: imię i nazwisko pracownika lub inne dane pozwalające ustalić kogo dotyczy zgłoszenie,
    6. wskazanie preferowanego sposobu kontaktu zwrotnego, zapewniające zachowanie zasady poufności.
  1. Zgłoszenie pisemne przekazywane na adres korespondencyjny PZD powinno być przekazane na wzorze zgłoszenia naruszeń prawa stanowiącego załącznik nr 2 do Procedury.
  2. Osoba odpowiedzialna za przyjmowanie zgłoszeń może zwrócić się do sygnalisty o dodatkowe informacje celem uzupełnienia dokonanego zgłoszenia.
  3. Sygnalista posiadający wiedzę o okolicznościach stanowiących przedmiot naruszenia prawa winien, w miarę posiadanych możliwości, zabezpieczyć dowody potwierdzające oraz przekazać je pracownikowi na stanowisku ds. naruszeń lub wskazać miejsce ich przechowywania.

§ 5

  1. Zgłoszenia anonimowe nie podlegają rejestracji w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych i rozpatrywaniu.
  2. Osoba odpowiedzialna za przyjmowanie zgłoszeń rejestruje zgłoszenie anonimowe wyłącznie w teczce spraw opatrując adnotacją: zgłoszenie anonimowe niepodlegające rozpatrywaniu.

§ 6

  1. Po otrzymaniu zgłoszenia, osoba odpowiedzialna za przyjmowanie zgłoszeń dokonuje jego wstępnej analizy celem ustalenia, czy zgłoszenie spełnia wymagania określone w ustawie.
  2. Osoba odpowiedzialna za przyjmowanie zgłoszeń w terminie 7 dni od dnia otrzymania zgłoszenia, przekazuje sygnaliście potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego.
  3. Osoba odpowiedzialna za przyjmowanie zgłoszeń realizuje także obowiązek informacyjny wynikający z art. 14 RODO wobec pozostałych osób objętych zgłoszeniem, z zastrzeżeniem wynikającym z art. 14 ust. 5 lit. b.
  4. Osoba odpowiedzialna za przyjmowanie zgłoszeń może podjąć decyzję o odstąpieniu od przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego, jeżeli:
    1. zgłoszenie nie zawiera informacji niezbędnych do przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego i niemożliwe jest ich uzyskanie,
    2. zgłoszenie odnosi się do zdarzeń, które w rzeczywistości nie mogły zaistnieć,
    3. zgłoszenie dotyczy działań lub zaniechań, które nie stanowią naruszenia prawa w rozumieniu przepisów ustawy o ochronie sygnalistów.
  1. Jeżeli zgłoszenie zawiera informacje pozwalające na przeprowadzenie weryfikacji jego zasadności, a nadto, jeżeli na podstawie okoliczności wskazanych w zgłoszeniu zachodzi prawdopodobieństwo wystąpienia naruszenia prawa, osoba odpowiedzialna za przyjmowanie zgłoszeń rozpoczyna postępowanie wyjaśniające.
  2. Osoba odpowiedzialna za przyjmowanie zgłoszeń rozpatruje zgłoszenie i podejmuje działania następcze bez zbędnej zwłoki, nie później jednak niż w terminie 1 miesiąca od dnia otrzymania zgłoszenia.
  3. Osoba odpowiedzialna za przyjmowanie zgłoszeń może zwrócić się do sygnalisty celem uzupełnienia informacji i okoliczności podanych przez niego w zgłoszeniu.
  4. W uzasadnionych przypadkach osoba odpowiedzialna za przyjmowanie zgłoszeń może wystąpić do Dyrektora z wnioskiem o powołanie zespołu do wyjaśnienia naruszenia prawa.
  5. W przypadku powołania zespołu do wyjaśnienia realizuje on czynności określone dla działań następczych określone poniżej w punkcie 11-15.
  6. Osoba odpowiedzialna za przyjmowanie zgłoszeń, w toku postępowania wyjaśniającego, dokonuje weryfikacji zasadności zgłoszenia w oparciu o właściwe przepisy prawa powszechnie obowiązującego. Postępowanie wyjaśniające prowadzone jest w sposób obiektywny, bezstronny i poufny.
  7. W toku postępowania wyjaśniającego, Osoba odpowiedzialna za przyjmowanie zgłoszeń może zwrócić się do pracowników PZD, którzy mogą posiadać wiedzę o okolicznościach wskazanych w zgłoszeniu. Pracownicy mają obowiązek udzielić żądanych informacji niezbędnych do wyjaśnienia naruszenia prawa.
  8. Udzielenie informacji dokumentowane jest w formie notatki służbowej lub protokołu z udzielonych wyjaśnień. Wyjaśnienia składane przez pracowników odnotowywane w notatce lub protokole mają charakter poufny.
  9. Po rozpatrzeniu i ewentualnym uzupełnieniu okoliczności wskazanych w zgłoszeniu, osoba odpowiedzialna za przyjmowanie zgłoszeń sporządza informację zawierającą wnioski końcowe dotyczące:
    1. uznania zgłoszenia za zasadne i wydania rekomendacji, co do możliwych działań następczych, które mogą mieć charakter działań naprawczych, dyscyplinujących i zapobiegawczych,
    2. uznania zgłoszenia za niezasadne.
  1. Przyjęte i ujawnione wnioski końcowe winny zawierać w szczególności: opis stanu faktycznego określający zasadność zgłoszenia lub brak jego zasadności, decyzję osoby odpowiedzialna za przyjmowanie zgłoszeń o uznaniu zgłoszenia za zasadne lub niezasadne.
  2. W przypadku uznania zgłoszenia za zasadne, osoba odpowiedzialna za przyjmowanie zgłoszeń przekazuje informację o wynikach postępowania wyjaśniającego do Dyrektora celem wdrożenia rekomendowanych działań następczych.
  3. Przekazanie informacji o wynikach postępowania wyjaśniającego winno zostać dokonane nie później niż w terminie 7 dni od sporządzenia informacji końcowej.
  4. Osoba odpowiedzialna za przyjmowanie zgłoszeń w terminie nie dłuższym niż 3 miesiące od daty potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia, przekazuje sygnaliście informację zwrotną, chyba, że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać informację zwrotną.
  5. Osoba odpowiedzialna za przyjmowanie zgłoszeń prowadzi rejestr zgłoszeń wewnętrznych zgodnie z art. 29 ust. 4 ustawy załącznik nr 3 do Procedury.

§ 7

  1. Informacja o naruszeniach prawa w zakresie określonym w art. 3 ust. 1 ustawy, w każdym przypadku może być przekazywana do Rzecznika Praw Obywatelskich, organów publicznych lub w uzasadnionych przypadkach do instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej.
  2. Informacja do organów wskazanych w ust. 1 może być przekazywana z pominięciem procedury zgłoszeń wewnętrznych.

§ 8

  1. Procedura wchodzi w życie po upływie 7 dni od podania go do publicznej wiadomości osób wykonujących pracę w podmiocie prawnym, poprzez wywieszenie procedury na tablicy ogłoszeń.
  2. Niezależnie od podania procedury do wiadomości w sposób określony w ustępie 1, procedurę umieszcza się w wewnętrznym Intranecie.
  3. Osobie ubiegającej się o pracę na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji, lub pełnienia służby podmiot prawny przekazuje informację o procedurze zgłoszeń wewnętrznych wraz z rozpoczęciem rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie umowy. Wzór informacji stanowi załącznik nr 4.
  4. Zmiany Procedury wymagają formy pisemnej w drodze zarządzenia Dyrektora.
Przejdź do treści